L’organisation est le mot d’ordre pour réussir un séminaire d’entreprise. Le voyage doit en effet répondre aux objectifs tout en étant adapté aux attentes des participants et au budget prédéfini. Il reflète également l’image que donne l’entreprise en termes d’accueil et de prestations. Ainsi, vous devez définir les objectifs de votre séminaire, où et quand il aura lieu. Quelles personnes seront conviées ? Les employés d’un département spécifique ou l’ensemble du personnel ? L’organisation de la restauration et des activités compte également au nombre des principaux défis à relever pour un séminaire d’entreprise réussi. Avec Seminaire.com, découvrez les clés pour bien organiser votre voyage.
1. Choisir le type de séminaire adapté à vos objectifs
Le choix du type de voyage ainsi que la thématique et le nombre de participants dépendent des objectifs à atteindre. Sachez qu’en général, un séminaire peut être organisé dans un but informatif (en cas de crise ou de changement dans l’entreprise) ou relationnel (intégration de nouvelles recrues par exemple). À cet effet, vous aurez le choix entre :
- Le séminaire commercial. Les commerciaux, leurs managers et éventuellement les clients seront invités à l’occasion de la présentation de nouveaux produits.
- Le séminaire de formation permettant au personnel désigné ou volontaire d’améliorer son niveau d’anglais, sa maîtrise de l’informatique, etc.
- Le séminaire de direction, généralement axé sur la prise de décisions ou l’adoption d’une nouvelle stratégie.
- Le séminaire incentive pour renforcer la cohésion d’équipe et booster la motivation des collaborateurs.
- Le séminaire d’intégration. Organisé après une campagne de recrutement, il permet de faciliter les interactions entre les nouveaux et les anciens salariés.
2. Organiser un séminaire : la date
Le début de semaine est parfait pour organiser un séminaire d’entreprise réussi. En louant une salle de réunion un lundi ou un mardi, vous profiterez de tarifs avantageux. Toutefois, le moment idéal dépend également de l’agenda de la société. En effet, vous devez prendre en considération le planning des congés, la disponibilité des dirigeants, la saisonnalité de votre activité, etc. Dans tous les cas, mieux vaut privilégier une date qui convient à la plupart des invités, ce qui exclut :
- Les week-ends prolongés ;
- Les jours des évènements sportifs ;
- Les vacances scolaires. Cette période peut être idéale pour organiser un séminaire d’entreprise si vous recherchez une salle de conférences accessible à tarifs abordables et en dehors des zones touristiques.
3. Le lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise
Pour réussir un séminaire d’entreprise, il est essentiel de choisir un lieu adapté au nombre de participants, mais aussi aux objectifs prédéfinis. Si vous prévoyez un voyage purement informatif, privilégiez les endroits calmes et éventuellement proches du domicile des participants. Envie d’organiser un séminaire pour lancer un produit ? Réservez une salle dans un centre de congrès ou un hôtel prestigieux. Pour un voyage incentive ou un séminaire d’intégration, l’idéal est de choisir une destination lointaine proposant des activités culturelles et sportives. Cette fois, les éventuelles réunions auront lieu dans un endroit propice à la détente comme un château ou un manoir.
4. Qu’en est-il des repas ?
Une mauvaise note sur le petit-déjeuner peut influer sur le bon déroulement d’un séminaire d’entreprise. Ainsi, vous devez bien choisir le type de restauration. Le choix varie en fonction des évènements :
- Privilégiez la formule debout si vous désirez créer une ambiance conviviale ou inviter plus de 50 personnes à l’évènement. Lors du séminaire, proposez un cocktail (apéritif, déjeunatoire ou dinatoire) ou un buffet (pour un évènement un peu plus formel).
- Le repas assis est idéal pour les séminaires de direction et les évènements avec les partenaires externes ou les clients.
5. Prévoir des activités de team building
Pour que votre séminaire soit mémorable, associez les réunions et les conférences à des activités de team building. Elles peuvent être variées ou axées sur une thématique commune. En voici quelques exemples :
- Découverte culinaire et culturelle. Organiser un séminaire d’entreprise dans une ville étrangère offre aux salariés l’occasion de découvrir la gastronomie locale ou les monuments historiques de la région le temps d’une balade en segway.
- Sensations fortes. Rallye en quad, saut en parachute, karting, canyoning et rafting en groupe sont autant d’activités incontournables pour faire monter l’adrénaline tout en resserrant les liens entre collègues.
- High-tech. L’impression 3D, les jeux vidéo ainsi que les courses de drones sont des activités idéales pour initier vos collaborateurs aux nouvelles technologies et booster la cohésion d’équipe.
6. Déléguer l’organisation de votre séminaire à une agence événementielle
Le recours à un professionnel de l’événementiel est la garantie de passer un séjour mémorable. Plus besoin de vous soucier du bon déroulement de votre séminaire d’entreprise ! Cette solution vous tente, mais avec les frais d’hébergement, de restauration, de transport et d’animation à prévoir, vous craignez que votre budget ne suffise pas à couvrir des dépenses supplémentaires ? L’idéal est de demander un devis gratuit auprès de votre agence événementielle comme Seminaire.com. Vous aurez ainsi une idée précise du montant global de vos dépenses. Ne vous inquiétez pas ! Nous couvrons une large zone géographique incluant l’Europe, l’Asie, l’Afrique, Le Moyen-Orient ou encore l’Amérique du Nord et du Sud.
7. Communiquer avant et après l’évènement
Réussir un séminaire d’entreprise repose également sur l’élaboration d’un planning précis à communiquer à tous les participants. Il doit comprendre :
- Les horaires prévus pour l’accueil et le départ des invités ;
- Les temps de réunion/conférences et de pauses café ;
- Les sujets à aborder ;
- Les éventuels invités spéciaux ;
- Les activités de team building ;
- Les heures de quartier libre.
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