La organización es la clave para tener éxito en un viaje de incentivo de empresa. El viaje debe cumplir con los objetivos y, al mismo tiempo, estar adaptado a las expectativas de los participantes y al presupuesto predefinido. También refleja la imagen que da la empresa en términos de recepción y servicios. Así, deben definirse los objetivos de su viaje de incentivo, dónde y cuándo tendrá lugar. ¿Qué personas serán invitadas? ¿Los empleados de un departamento específico o todo el personal? La organización de la restauración y las actividades también es uno de los principales desafíos para un viaje de incentivo exitoso. Con Seminaire.com, descubra las claves para organizar bien su viaje.
1. Elegir el tipo de viaje de incentivo adaptado a tus objetivos
La elección del tipo de viaje, así como la temática y el número de participantes, depende de los objetivos a alcanzar. Sepa que, en general, un viaje de incentivo puede organizarse con un propósito informativo (en caso de crisis o cambio en la empresa) o relacional (integración de nuevos reclutas, por ejemplo). A tal efecto, tendrá la elección entre:
- El viaje de motivación comercial. Los comerciales, sus gerentes y eventualmente los clientes, serán invitados con motivo de la presentación de nuevos productos.
- El viaje de motivación de formación que permite al personal designado o voluntario mejorar su nivel de inglés, su dominio de la informática, etc.
- El viaje de motivación de dirección, generalmente centrado en la toma de decisiones o la adopción de una nueva estrategia.
- El viaje de motivación incentive para reforzar la cohesión del equipo y impulsar la motivación de los colaboradores.
- El viaje de motivación de integración. Organizado después de una campaña de reclutamiento, permite facilitar las interacciones entre los nuevos y los antiguos empleados.
2. Organizar un viaje de incentivo: la fecha
El inicio de la semana es perfecto para organizar un viaje de incentivo exitoso. Al alquilar una sala de reuniones un lunes o un martes, se beneficiará de tarifas ventajosas. Sin embargo, el momento ideal también depende de la agenda de la empresa. En efecto, debe tener en cuenta el calendario de vacaciones, la disponibilidad de los dirigentes, la estacionalidad de su actividad, etc. En cualquier caso, es mejor privilegiar una fecha que convenga a la mayoría de los invitados, lo que excluye:
- Los fines de semana largos;
- Los días de eventos deportivos;
- Las vacaciones escolares. Este periodo puede ser ideal para organizar un viaje de incentivo si busca una sala de conferencias accesible a tarifas asequibles y fuera de las zonas turísticas.
3. El lugar ideal para sus viajes de incentivo de empresa
Para lograr un viaje de motivación empresarial, es esencial elegir un lugar adaptado al número de participantes, pero también a los objetivos predefinidos. Si planeas un viaje puramente informativo, prioriza lugares tranquilos y, eventualmente, cerca del domicilio de los participantes. ¿Deseas organizar un viaje de motivación para lanzar un producto? Reserva una sala en un centro de congresos o en un hotel prestigioso. Para un viaje de incentivo o un viaje de integración, lo ideal es elegir un destino lejano que ofrezca actividades culturales y deportivas. Esta vez, las posibles reuniones se llevarán a cabo en un lugar propicio para la relajación, como un castillo o una mansión.
4. ¿Qué hay de las comidas?
Una mala evaluación en el desayuno puede influir en el buen desarrollo de un viaje de motivación empresarial. Por lo tanto, debes elegir bien el tipo de restauración. La elección varía en función de los eventos:
- Privilegia la fórmula de pie si deseas crear un ambiente amigable o invitar a más de 50 personas al evento. Durante el viaje de motivación, ofrece un cóctel (aperitivo, almuerzo o cena) o un buffet (para un evento un poco más formal).
- La comida sentado es ideal para los viajes de dirección y los eventos con socios externos o clientes.
5. Planificar actividades de team building
Para que tu viaje de motivación sea memorable, asocia las reuniones y conferencias con actividades de team building. Pueden ser variadas o centradas en una temática común. Aquí algunos ejemplos:
- Descubrimiento culinario y cultural. Organizar un viaje de motivación empresarial en una ciudad extranjera ofrece a los empleados la oportunidad de descubrir la gastronomía local o los monumentos históricos de la región durante un paseo en segway.
- Sensaciones fuertes. Rally en quad, salto en paracaídas, karting, barranquismo y rafting en grupo son actividades imprescindibles para aumentar la adrenalina y fortalecer los lazos entre colegas.
- Alta tecnología. La impresión 3D, los videojuegos y las carreras de drones son actividades ideales para iniciar a tus colaboradores en las nuevas tecnologías y fortalecer la cohesión del equipo.
6. Delegar la organización de su <em>viaje de motivación</em> a una agencia de eventos
Recurrir a un profesional de la organización de eventos es la garantía de pasar una estancia memorable. ¡No más preocupaciones por el buen desarrollo de tu viaje de incentivo empresarial! ¿Esta solución te atrae, pero con los gastos de alojamiento, restauración, transporte y animación a prever, temes que tu presupuesto no sea suficiente para cubrir gastos adicionales? Lo ideal es pedir un presupuesto gratuito a tu agencia de eventos como Seminaire.com. Así tendrás una idea precisa del monto total de tus gastos. ¡No te preocupes! Cubrimos una amplia zona geográfica que incluye Europa, Asia, África, Oriente Medio y América del Norte y del Sur.
7. Comunicar antes y después del evento
Para tener éxito en un viaje de motivación empresarial, también es importante elaborar un plan preciso a comunicar a todos los participantes. Debe incluir:
- Los horarios previstos para la acogida y salida de los invitados;
- Los tiempos de reuniones/conferencias y pausas para el café;
- Los temas a tratar;
- Los posibles invitados especiales;
- Las actividades de team building;
- Los momentos de tiempo libre.
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