Seminaire.com propose depuis plus de 10 ans une offre unique d’expériences et d’expertises introuvables ailleurs. Situés à Paris, nous pouvons compter sur plusieurs représentations ainsi qu’un important réseau de professionnels qualifiés autour du monde. Chaque année, de nombreux clients nous font confiance pour organiser leurs événements. Grâce à notre expertise, nous leur proposons des activités de team-building qui rassemblent leurs collaborateurs en leur laissant le souvenir d’un événement d’entreprise passionnant et inoubliable.

Comment se passe un voyage d’entreprise avec Seminaire.com?

En faisant appel à Seminaire.com, un interlocuteur unique vous sera accessible afin de pouvoir piloter votre voyage d’entreprise de A à Z. Nous proposons également des outils de collaboration uniques afin de faciliter la préparation de votre événement. Au cours de votre séminaire, vous aurez à une application vous permettant d’obtenir les informations pratiques sur votre séminaire et de rester connecter durant tout votre voyage d’entreprise. A l’issue de votre événement, vous et vos collaborateurs garderont un souvenir mémorable de cet événement mais nous mettrons également à votre disposition un film retraçant votre séminaire d’entreprise afin de promouvoir votre culture d’entreprise.

Combien coûte un voyage d’entreprise?

Avec Seminaire.com, votre voyage d’entreprise se réalise selon vos envies et vos besoins. Ainsi le prix de votre voyage d’entreprise varie selon le pays choisi, la période, le temps que vous restez sur place et les activités de team-building prévues etc… Pour avoir une vision précise du coût global de votre voyage d’entreprise, n’hésitez pas à demander un devis gratuit directement depuis notre site web. Nous pourrons ainsi vous faire parvenir rapidement une proposition sous quelques jours afin de vous aider à définir précisément votre budget.

Comment organiser un voyage d’entreprise?

Comprendre l’objectif de votre séminaire

Une fois que vous avez décidé d’organiser un événement, votre première étape consiste à définir ce que vous espérez accomplir. “Il est important de connaître les buts et les objectifs de l’événement que vous essayez de produire avant de faire quoi que ce soit d’autre”, a déclaré Brian Worley, directeur créatif et propriétaire de B. Worley Productions. Commencez par vous demander pourquoi vous organisez l’événement et ce que vous en attendez. Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez alors déterminer le type d’événement qui trouvera un écho auprès de votre public cible, vos collaborateurs. Plutôt que de le considérer comme un simple voyage d’entreprise, pensez-y comme si vous offriez une expérience interactive de la marque.

Fixer un budget réaliste

Vous devez savoir avec combien d’argent vous avez pour déterminer le type d’événement que vous pouvez produire. Décidez très tôt du montant que vous voulez dépenser, puis prévoyez de dépenser au moins 10% de plus. Les choses changent constamment et vous devriez prévoir des dépenses supplémentaires et inattendues. Une fois que vous avez un budget, il est essentiel de savoir où allouer la plupart de vos ressources. Par exemple, si vous dépensez plus pour des décorations fantaisistes que pour une équipe technique compétente ou des activités fédératrices sympathiques, votre voyage d’entreprise risque de manquer de substance.  En effet, ne lésinez pas sur la nourriture ou les boissons, et tenez compte des participants ayant des restrictions alimentaires. Bien que cela ne semble pas aussi important que d’autres aspects de la planification de votre voyage d’entreprise, le public pardonne plus facilement les faux pas lorsqu’il n’a pas faim ou soif. 

Choisir un thème et un format pour votre voyage d’entreprise

Une fois que vous avez fixé vos objectifs et défini le budget, il est temps de choisir un thème pour votre séminaire d’entreprise et de déterminer le meilleur format pour le présenter à vos invités.  Par exemple, offrez toujours aux participants la possibilité de faire quelque chose d’amusant, de mémorable et de divertissant qu’ils ne feraient pas habituellement n’importe où ou n’importe quand ailleurs. Il peut s’agir de la destination du voyage d’entreprise en elle-même, ou d’une activité out of the box, ou simplement d’un hôtel insolite dans une réserve naturelle. Essayez toujours de proposer quelque chose de nouveau, de palpitant ou d’exclusif. Un événement d’entreprise réussi est à la fois immersif et éducatif!

Établir un calendrier de projet

La conception de l’événement vous oblige à assurer le suivi d’un large éventail de tâches. Cela peut être facilité par la création d’une liste de contrôle principale détaillée. Un logiciel de gestion de projet en ligne peut rationaliser tous les petits détails et vous aider à rester organisé.  Même sans logiciel dédié, vous pouvez garder la trace de votre liste de contrôle en créant une feuille de calcul et en utilisant des onglets individuels pour chaque catégorie de votre voyage d’entreprise, comme le lieu, les participants, le calendrier, l’agenda et le voyage. Vous pouvez ainsi répertorier chaque activité ou tâche, les personnes responsables de chaque partie du processus et toutes les échéances pertinentes. 

Sélectionner les endroits appropriés

Une fois que vous avez déterminé les facteurs précédents, il est temps de trouver des lieux qui vous permettront de donner vie à votre vision. Il est parfois tentant de se précipiter et de réserver un hôtel ou une activité dont on a entendu de bonnes choses. Mais sachez qu’il est toujours difficile de faire entrer une cheville ronde dans un trou carré, et qu’il en va de même pour un séminaire d’entreprise. Construisez d’abord l’architecture de l’événement, puis trouvez le lieu qui correspond à toutes les spécifications que vous devez avoir pour réussir. Si vous avez un budget serré, Jost suggère de réduire vos coûts en organisant l’événement à un moment moins populaire où le lieu est plus susceptible d’être disponible, par exemple en organisant un petit-déjeuner pour les médias un lundi matin.

Planifier la logistique du voyage d’entreprise

Pour que l’événement soit réussi, vous devez identifier, passer en revue et contracter tous les spécialistes de séminaires nécessaires. Pour vous assurer que tout se déroule comme prévu, établissez un programme pour votre voyage d’entreprise et veillez à ce que chaque membre de votre équipe sache quels aspects du séminaire il doit gérer. Vous devez travailler intentionnellement pour créer un équilibre entre le fait de garder les participants engagés et de leur laisser une certaine liberté dans leur emploi du temps. Bien entendu, s’il n’y a pas assez de variété pour maintenir leur intérêt, alors vous avez essentiellement dépensé beaucoup d’argent pour un événement de vanité. Cependant, il ne faut pas non plus que le programme soit trop chargé. Il doit y avoir une marge de manœuvre dans l’itinéraire pour faire face aux imprévus qui peuvent survenir. De plus, vos participants ont besoin de temps pour eux pour assimiler ce qu’ils apprennent, se ressourcer et entrer en contact avec les autres participants.  Lorsque vous décidez de la manière de conclure votre voyage d’entreprise, évitez les cadeaux promotionnels typiques avec le logo de l’entreprise et pensez à des cadeaux qui ont un grand impact avec une petite empreinte. 

Faire appel à la technologie

L’époque des listes kilométriques encombrantes pour suivre toutes les parties mobiles d’un voyage d’entreprise est révolue. Aujourd’hui, il existe des tonnes de plates-formes logicielles et d’applications de gestion d’événements qui font tout! L’utilisation d’applications événementielles peut vous aider à rationaliser considérablement la planification et à accroître l’engagement des participants. Les détails du voyage d’entreprise peuvent être alimentés rapidement via des modèles de feuilles de calcul et publiés instantanément dans une app conteneur d’événement existante, ou les équipes d’événements peuvent créer leur propre app d’événement de marque personnalisée à utiliser pour plusieurs événements et conférences tout au long de l’année.  La plupart des applications d’événement ont des fonctionnalités qui permettent de tenir les participants au courant de toutes les informations dont ils ont besoin avant et pendant l’événement, et elles leur permettent de fournir des commentaires aux organisateurs.

Célébrer et évaluer le succès de votre planification

Si votre événement s’est déroulé sans accroc, félicitations! Mais vous n’avez pas encore fini. Il est maintenant temps de régler les derniers détails, comme l’envoi des paiements finaux aux fournisseurs, le rapprochement de vos finances et la réalisation d’un débriefing post-événement avec votre équipe.  Plus important encore, vous devez recueillir les commentaires des invités. Si vous avez utilisé une application de planification d’événements avec une option de rétroaction, vous pouvez l’utiliser pour poser des questions aux participants. Ces informations vous aideront à déterminer si l’événement a atteint vos objectifs initiaux et quel impact il a eu. Vous pouvez ensuite partager ces informations avec toutes les parties prenantes concernées afin de planifier un suivi approprié. Les leçons que vous tirez vous aideront à affiner votre planification pour le prochain voyage d’entreprise.