Como planear uma grande convenção corporate internacional

Uma grande convenção corporate internacional apresenta desafios únicos: destino, vistos, fusos horários, diversidade cultural. Eis o método.

Reunir colaboradores de 10, 20 ou 30 países num mesmo local é uma das ambições mais complexas — e mais mobilizadoras — da organização de eventos corporate. Uma grande convenção internacional levanta questões que os eventos domésticos não abordam: escolha do destino neutro, gestão de vistos, coordenação de voos intercontinentais, consideração das diversidades culturais e linguísticas, diferenças horárias nas comunicações. Eis o método para o conseguir.

Escolher o destino internacional adequado

A primeira decisão é estratégica. O destino deve responder a vários critérios simultaneamente: acessibilidade aérea desde os países de origem dos participantes (ligações diretas ou via hubs principais), capacidade de alojamento e de congressos adequada ao tamanho do evento, neutralidade percebida (evitar destinos demasiado identificados com um país de origem se o objetivo é o sentimento de pertença global), relação qualidade-preço dos fornecedores locais, e segurança.

Os destinos mais frequentemente escolhidos para as grandes convenções corporate internacionais na Europa: Barcelona, Lisboa, Amesterdão, Viena, Praga, Dubai (para empresas com forte presença no Médio Oriente e Ásia). Estas cidades combinam grandes infraestruturas hoteleiras e de congressos, acessibilidade aérea em hub secundário, qualidade de vida e atratividade para os participantes.

Gestão dos fusos horários e dos ritmos circadianos

Quando os seus participantes chegam de Los Angeles, de Tóquio e de Paris, nenhum horário será ótimo para toda a gente. Algumas regras práticas: evite colocar as sessões estratégicas mais importantes nos dias J+1 (diferença horária severa para as longas distâncias), preveja intervalos de recuperação no programa, e organize os jantares de gala a meio do evento (J+2) em vez de na primeira noite. Os participantes asiáticos e americanos que chegam com 6 a 9 horas de diferença horária não estão no seu melhor estado de atenção na primeira noite.

Vistos e constrangimentos regulamentares

Antecipe as necessidades de vistos desde a assinatura do local. Alguns países necessitam de pedidos com 2 a 3 meses de antecedência (China, Índia, Rússia, alguns países africanos). Designe um responsável "logística de vistos" na sua equipa e crie um FAQ país por país distribuído desde a abertura das inscrições. Alguns destinos (Dubai, Singapura, a maioria dos países europeus) oferecem processos simplificados para cidadãos de numerosos países.

Diversidade cultural e linguística no programa

Uma convenção verdadeiramente internacional não pode ser um simples evento franco-francês disfarçado de inglês. Alguns princípios: escolher o inglês como língua principal da plenária (com tradução simultânea para pelo menos 2 ou 3 línguas se a sua audiência o justificar), incluir testemunhos de participantes de diferentes geografias (não apenas as equipas da sede), e não esquecer os sinais de inclusão na cenografia (bandeiras, visuais de representação).

A restauração é um marcador cultural forte. Preveja sistematicamente opções halal, kosher, vegetarianas e veganas, e verifique os constrangimentos alimentares individuais aquando da inscrição. Um buffet internacional bem pensado cria mais ligação do que um menu gastronómico francês incompreendido.

Coordenação das viagens internacionais

Para uma convenção de 300 a 2 000 pessoas vindas de vários continentes, a organização das viagens é um projeto por si só. Opções: uma ferramenta de viagens para eventos centralizada (CVENT Travel, Eventbrite + bloco TMC), uma agência de viagens parceira mandatada para negociar tarifas de grupo junto das companhias aéreas, ou uma plataforma de gestão de deslocações integrada na sua ferramenta de viagens de negócios. Preveja imperativamente uma linha de apoio de suporte a viagens ativa 24h/24 nos dias de movimento de participantes.

Comunicação multilingue antes e durante o evento

Todas as suas comunicações — save the date, confirmações, programa, aplicação móvel — devem estar disponíveis no mínimo em inglês e nas 2 ou 3 línguas mais representadas da sua audiência. Evite as traduções automáticas não revistas para as comunicações oficiais: veiculam um sinal negativo sobre a qualidade do evento.

FAQ — Grande convenção corporate internacional

Qual é o melhor destino para uma grande convenção internacional?

Barcelona, Lisboa, Amesterdão e Viena figuram regularmente no topo das escolhas para os eventos corporate internacionais na Europa, graças à sua acessibilidade aérea, infraestrutura hoteleira e de congressos, e atratividade para os participantes.

Como gerir os vistos para 30 nacionalidades diferentes?

Designe um responsável dedicado desde a assinatura do local, crie um FAQ país por país comunicado desde as primeiras inscrições, e escolha um destino com formalidades simplificadas para o máximo de nacionalidades representadas na sua empresa.

Em que língua animar uma convenção internacional?

O inglês é a língua veicular quase universal para as plenárias. Para os workshops, a língua local pode ser utilizada se os grupos forem constituídos por zona geográfica. A tradução simultânea é recomendada se mais de 20% dos participantes não se sentirem à vontade em inglês.