O que realmente acontece nos bastidores de um evento-corporativo realizado num hotel cinco estrelas? Durante dois dias, acompanhámos as equipas de logística e cozinha de um grande hotel parisiense na preparação de um evento-corporativo para 120 participantes. Depoimentos, dados essenciais e segredos de profissionais.
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A logística invisível: 3 meses de preparação para 2 dias de evento
O que os participantes veem (2 dias de evento-corporativo perfeitamente coordenados) é apenas a ponta do iceberg de um enorme trabalho de preparação iniciado 3 meses antes. Do lado da logística: coordenação de 47 fornecedores, 3 reuniões de planeamento no local e um guião de evento com 42 páginas. Na cozinha: o chef e os seus 12 cozinheiros preparam os menus 6 semanas antes e testam cada receita num jantar de pré-produção.
Os segredos de um banquete sem falhas
«A regra de ouro é a preparação», explica o chef executivo do hotel. «Tudo o que puder ser antecipado, deve sê-lo. No dia do evento, a equipa apenas faz os acabamentos e a empratamento.» Para servir 120 convidados em 45 minutos, a precisão é militar: cada prato é finalizado em 90 segundos, cada empregado gere exatamente 12 mesas e a coordenação entre cozinha e sala é feita por rádio.
O que têm em comum os melhores eventos-corporativos
Após entrevistar 15 responsáveis de eventos de hotéis 5 estrelas, três critérios destacam-se: um único interlocutor disponível do lado do cliente; um briefing completo entregue pelo menos 4 semanas antes; e a presença do organizador no local no dia do evento. A Seminaire.com apoia-o na elaboração do briefing e facilita a relação com as equipas do hotel.
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