Organizar um evento corporativo sem cronograma é correr contra o tempo. Aqui está o guia completo, de 12 meses até à última semana.
Pronto para Criar Experiências de Equipa Inesquecíveis?
Descubra como podemos ajudá-lo a planear retiros que as suas equipas vão realmente recordar.
A organização de um evento corporativo é, antes de tudo, uma questão de sequenciamento. As tarefas encadeiam-se numa ordem lógica: algumas condicionam outras, algumas necessitam de prazos incompressíveis. Um cronograma preciso é a primeira ferramenta do gestor de projetos de eventos. Aqui está o guia completo, de 12 meses antes do evento até à última semana.
12 meses antes: a fase estratégica
Nesta altura, o evento é uma intenção, ainda não um projeto. As decisões tomadas aqui comprometerão todo o resto.
- Definir os objetivos do evento (comunicação, coesão, formação, celebração?)
- Enquadrar o formato: duração, residencial ou não, formato programa (jornada, 2 dias, multi-locais…)
- Validar o orçamento global com a direção
- Escolher o período desejado e as datas potenciais
- Lançar as primeiras pesquisas de locais (concursos, visitas)
- Decidir se se recorre a uma agência de eventos e lançar o concurso para agências
9 meses antes: a fase de fundação
Aos 9 meses, as grandes decisões estruturantes devem estar tomadas. Os melhores locais reservam-se 9 a 12 meses de antecedência para os períodos de época alta.
- Visitar os locais pré-selecionados (2 a 4 locais mínimo)
- Selecionar e assinar o local (contrato, sinal, condições de rescisão)
- Selecionar a agência de eventos se externalizado
- Constituir a equipa de projeto interna (gestor de projeto + contribuintes por área)
- Criar as ferramentas de gestão de projeto (planeamento, orçamento, quadro de acompanhamento)
- Começar o briefing de comunicação e identidade visual
6 meses antes: a fase de estruturação
Aos 6 meses, o esqueleto do evento deve estar definido. É a fase das decisões de programa e fornecedores.
- Finalizar o programa global (temas, sequências, oradores)
- Lançar os convites e abrir as inscrições (6 meses para um evento residencial, 3 meses para uma jornada)
- Selecionar os fornecedores principais: catering, técnico, transporte
- Assinar os contratos dos oradores externos e keynote speakers
- Abrir a plataforma de inscrição (site ou formulário dedicado)
- Lançar a comunicação interna (save the date)
- Começar a pesquisa de atividades de team building e animação de noite
3 meses antes: a fase de execução
Aos 3 meses, as grandes decisões estão tomadas. Entra-se na fase operacional.
- Encerrar as inscrições (ou fixar uma data limite definitiva)
- Transmitir uma primeira rooming list ao hotel
- Finalizar o programa hora a hora
- Encomendar os crachás, suportes impressos e ofertas para participantes
- Confirmar os fornecedores de transporte (plano de shuttles definitivo)
- Briefing técnico completo com os fornecedores de som-vídeo-luz
- Contactar os oradores para os ensaios e necessidades técnicas
- Reservar os fotógrafos e videomakers
- Difundir a comunicação do programa detalhado aos participantes
1 mês antes: a fase de finalização
- Fixar os números definitivos (participantes confirmados, quartos, refeições)
- Transmitir a rooming list atualizada ao hotel
- Imprimir e preparar os crachás
- Briefing final com todos os fornecedores (reunião de coordenação)
- Comunicar o programa definitivo e as informações práticas aos participantes (transporte, hotel, dress code, planta do local)
- Preparar os discursos com a direção (leitura, timing)
- Finalizar o plano de mesa para a gala (se aplicável)
1 semana antes: a fase última
- Reunião de briefing geral com todas as equipas no local
- Ensaios com os oradores principais
- Testes técnicos completos (som, vídeo, ligação internet, sistema de voto)
- Instalação da cenografia e decorações
- Verificação das reservas hoteleiras (últimas modificações)
- Briefing das hospedeiras de acolhimento
- Números de emergência distribuídos a toda a equipa de projeto
O dia D: os imprescindíveis
- Chegar 2 a 3 horas antes dos primeiros participantes
- Check final de cada espaço (sala, restauração, acolhimento)
- Ponto de equipa 1 hora antes com todos os responsáveis de posto
- Presença constante de um referente técnico
- Gestão dos imprevistos em tempo real com uma lista de contactos de fornecedores à mão
FAQ — Cronograma evento
É possível organizar um evento de 500 pessoas em 3 meses?
É possível mas arriscado. Os melhores locais estarão indisponíveis. Os prazos de negociação com os fornecedores serão comprimidos. E a qualidade de comunicação junto dos participantes será limitada. Três meses é realista apenas se um local já estiver identificado e disponível, e se a equipa de projeto estiver inteiramente dedicada.
Quando enviar os convites para um evento residencial?
O save the date: 4 a 6 meses antes. O convite formal com programa: 2 a 3 meses antes. O lembrete e as informações práticas: 3 a 4 semanas antes. A confirmação final com programa minuto a minuto: 1 semana antes.
Quantos pontos de etapa com os fornecedores prever antes do evento?
No mínimo 3 pontos formais: aos 3 meses (briefing geral), a 1 mês (validação dos planos e conteúdos) e a 1 semana (briefing final e testes). Trocas informais mais frequentes são normais e desejáveis.
Pronto para organizar o seu próximo retiro?
Descubra como podemos ajudá-lo a criar experiências memoráveis para as suas equipas.
Crie memórias duradouras com a sua equipa em locais inspiradores
