A organização é a palavra de ordem para o sucesso de um evento-corporativo de empresa. A viagem deve, de fato, atender aos objetivos enquanto se adapta às expectativas dos participantes e ao orçamento predefinido. Ela também reflete a imagem que a empresa transmite em termos de recepção e serviços. Assim, você deve definir os objetivos do seu evento-corporativo, onde e quando ele ocorrerá. Quais pessoas serão convidadas? Os funcionários de um departamento específico ou todo o pessoal? A organização da restauração e das atividades também está entre os principais desafios a serem enfrentados para um evento-corporativo de sucesso. Com Seminaire.com, descubra as chaves para organizar bem a sua viagem.
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1. Escolha o tipo de evento-corporativo adaptado aos seus objetivos
A escolha do tipo de viagem, assim como a temática e o número de participantes, depende dos objetivos a alcançar. Saiba que, em geral, um evento-corporativo pode ser organizado com um propósito informativo (em caso de crise ou mudança na empresa) ou relacional (integração de novas contratações, por exemplo). Assim, você terá a escolha entre:
- O evento-corporativo comercial. Os comerciantes, seus gerentes e, eventualmente, os clientes serão convidados para a apresentação de novos produtos.
- O evento-corporativo de formação que permite ao pessoal designado ou voluntário melhorar seu nível de inglês, domínio da informática, etc.
- O evento-corporativo de direção, geralmente focado na tomada de decisões ou adoção de uma nova estratégia.
- O evento-corporativo de incentivo para reforçar a coesão da equipe e aumentar a motivação dos colaboradores.
- O evento-corporativo de integração. Organizado após uma campanha de recrutamento, permite facilitar as interações entre os novos e os antigos funcionários.
2. Organizar um evento-corporativo: a data
O início da semana é perfeito para organizar um evento-corporativo de sucesso. Ao alugar uma sala de reunião numa segunda ou terça-feira, você irá beneficiar de tarifas vantajosas. No entanto, o momento ideal também depende da agenda da empresa. De fato, é preciso considerar o planejamento das férias, a disponibilidade dos dirigentes, a sazonalidade da sua atividade, etc. Em todos os casos, é melhor priorizar uma data que convém à maioria dos convidados, o que exclui:
- Os fins de semana prolongados;
- Os dias de eventos desportivos;
- As férias escolares. Este período pode ser ideal para organizar um evento-corporativo se estiver em busca de uma sala de conferências acessível a preços abordáveis e fora das zonas turísticas.
3. O local ideal para o seu evento-corporativo de empresa
Para ter sucesso em um evento-corporativo de empresa, é essencial escolher um local adaptado ao número de participantes, mas também aos objetivos pré-definidos. Se você planeja uma viagem puramente informativa, priorize lugares calmos e, eventualmente, próximos à residência dos participantes. Deseja organizar um incentivo para lançar um produto? Reserve uma sala em um centro de convenções ou em um hotel de prestígio. Para uma viagem de integração ou incentivo, o ideal é escolher um destino distante que ofereça atividades culturais e esportivas. Dessa vez, as possíveis reuniões ocorrerão em um local propício ao relaxamento, como um castelo ou mansão.
4. E as refeições?
Uma avaliação negativa sobre o café da manhã pode influenciar no bom andamento de um evento-corporativo de empresa. Assim, é importante escolher bem o tipo de restauração. A escolha varia de acordo com os eventos:
- Priorize a fórmula de pé se você deseja criar um ambiente amigável ou convidar mais de 50 pessoas para o evento. Durante o evento-corporativo, ofereça um coquetel (aperitivo, almoço leve ou jantar) ou um buffet (para um evento um pouco mais formal).
- A refeição sentada é ideal para eventos-corporativos de direção e eventos com parceiros externos ou clientes.
5. Planejar atividades de team building
Para que seu evento-corporativo seja memorável, associe reuniões e conferências a atividades de team building. Elas podem ser variadas ou focadas em um tema comum. Aqui estão alguns exemplos:
- Descoberta culinária e cultural. Organizar um evento-corporativo em uma cidade estrangeira oferece aos funcionários a oportunidade de descobrir a gastronomia local ou os monumentos históricos da região durante um passeio de segway.
- Aventura. Rali de quadriciclo, salto de paraquedas, karting, canoagem e rafting em grupo são atividades indispensáveis para elevar a adrenalina enquanto fortalecem os laços entre colegas.
- Alta tecnologia. Impressão 3D, videogames e corridas de drones são atividades ideais para iniciar seus colaboradores nas novas tecnologias e estimular a coesão da equipe.
6. Delegue a organização do seu evento-corporativo a uma agência de eventos
Contratar um profissional de eventos é a garantia de passar uma estadia inesquecível. Não precisa mais se preocupar com o bom andamento do seu evento-corporativo! Esta solução lhe atrai, mas com os custos de hospedagem, alimentação, transporte e animação a serem previstos, você teme que seu orçamento não seja suficiente para cobrir despesas adicionais? O ideal é solicitar um orçamento gratuito junto à sua agência de eventos como Seminaire.com. Assim, você terá uma ideia precisa do montante total de suas despesas. Não se preocupe! Cobrimos uma ampla área geográfica incluindo Europa, Ásia, África, Médio Oriente e também América do Norte e do Sul.
7. Comunicar antes e depois do evento
O sucesso de um evento-corporativo também depende da elaboração de um cronograma detalhado a ser comunicado a todos os participantes. Deve incluir:
- Os horários previstos para a recepção e partida dos convidados;
- Os tempos de reuniões/conferências e intervalos para café;
- Os temas a serem abordados;
- Possíveis convidados especiais;
- Atividades de team building;
- Horários de tempo livre.
Notifique os participantes para garantir sua presença e avaliar o número de participantes presentes. Ao final do seu evento-corporativo, avalie seu sucesso. Os seus objetivos foram atingidos? Os participantes estão satisfeitos? Organizar um evento-corporativo de alto nível é desafiador. Para transformar seu projeto de evento em sucesso, entregue-o à Seminaire.com. Planeja uma viagem à França ou ao exterior? Independentemente do destino escolhido, nossos especialistas garantirão o bom andamento do seu evento-corporativo, desde a reserva dos locais de hospedagem até as salas de reunião, passando pelas atividades adaptadas às suas necessidades. Quer você deseje organizar uma viagem de incentivo ao Marrocos, um evento-corporativo na Grécia ou ainda um team building em Dubai, nossos gestores de projetos saberão aconselhá-lo da melhor forma.
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