Como gerir os contingentes aéreos e as rooming lists para um grande evento

Rooming list e contingentes aéreos: os dois pilares logísticos dos grandes eventos. Apresentamos os métodos, ferramentas e armadilhas a evitar.

Para os eventos corporativos de grande dimensão, a gestão dos alojamentos e das viagens constitui um projeto logístico autónomo. Mal gerido, este aspeto gera erros de quartos, participantes bloqueados em aeroportos, custos não antecipados e uma experiência degradada antes mesmo de o evento ter começado. Apresentamos o método para estruturar estes dois trabalhos críticos.

A rooming list: definição e desafios

A rooming list é o documento principal que associa cada participante a um quarto num hotel. Para um evento residencial de 300 a 2000 pessoas distribuídas por vários estabelecimentos, é um dos documentos mais sensíveis da logística. Um erro na rooming list — quarto duplicado, hotel errado atribuído, esquecimento de um pedido especial — traduz-se num participante descontente desde a sua chegada.

Estrutura de uma rooming list eficaz

A rooming list deve conter no mínimo: nome e apelido do participante, título do cargo / entidade, hotel atribuído, tipo de quarto (single, duplo, twin, suite), datas de chegada e partida (com horários se conhecidos), regime (pequeno-almoço incluído ou não), pedidos particulares (quarto PMR, andar elevado, cama de bebé, alergia), número do quarto (a preencher pelo hotel), e estado (confirmado / em espera / cancelado).

Use uma folha de cálculo partilhada (Google Sheets ou Excel OneDrive) acessível tanto à sua equipa como ao interlocutor hoteleiro dedicado. Nunca PDF — o formato deve permitir modificações em tempo real. Ative o seguimento das modificações para rastrear cada alteração com o seu autor e data.

Processo de gestão da rooming list

D-3 meses: abrir a rooming list com os participantes confirmados. Para os hotéis com contingente bloqueado, transmita uma primeira versão "de trabalho" para permitir ao hotel planear os seus recursos.

D-3 semanas: primeira versão "oficial" transmitida ao hotel ou aos hotéis parceiros. Verifique as disponibilidades dos tipos de quartos solicitados e resolva as incoerências.

D-72h: versão "definitiva". Após este prazo, as modificações suplementares são tratadas como exceções e passam por um canal dedicado (email ou WhatsApp ao interlocutor hoteleiro).

D-0: um membro da equipa do projeto está disponível por telefone para qualquer modificação ou urgência na receção dos hotéis.

Gestão dos contingentes aéreos

Para os eventos com participantes que chegam de avião desde várias cidades ou países, a negociação de contingentes aéreos permite obter tarifas preferenciais e uma melhor gestão dos fluxos. Duas abordagens principais:

Abordagem 1: blocos de lugares com companhia aérea

Negoceie diretamente com uma ou várias companhias aéreas um bloco de lugares nos voos mais procurados (Lisboa-Porto, Lisboa-Faro, etc. segundo o destino do evento). As companhias aceitam geralmente blocos de 20 a 50 lugares num voo, com um prazo de libertação dos lugares não utilizados (geralmente 21 a 30 dias antes do voo). Vantagem: tarifa fixa, gestão simplificada. Inconveniente: penalizações se o bloco não for preenchido.

Abordagem 2: TMC eventos

Encarregue uma agência de viagens de negócios (TMC — Travel Management Company) especializada em grandes grupos para gerir o conjunto das reservas de transporte. A TMC negocia as tarifas, gere as modificações, centraliza a faturação e fornece um relatório de viagens. Esta abordagem é recomendada a partir de 100 participantes que viajam de avião. O custo de gestão (taxas de serviço) é de 15 a 35 € por transação segundo as TMC.

A ferramenta de viagem para eventos

Para os eventos de 200 participantes e mais com viagens complexas (várias origens, várias companhias), existem plataformas dedicadas: Cvent Travel (integrado na plataforma Cvent), Eventbrite + TMC, ou soluções desenvolvidas à medida. Estas plataformas permitem aos participantes reservar eles próprios o seu bilhete num catálogo pré-negociado, centralizam todas as informações de transporte, e geram automaticamente os relatórios para a faturação.

As armadilhas a evitar

• Aceitar modificações orais na rooming list: toda a modificação deve ser confirmada por escrito, com o nome do solicitador e a data.
• Não verificar as disponibilidades por tipo de quarto: certos hotéis têm menos quartos duplos que singles. Confirme explicitamente o número de quartos de cada tipo disponíveis no seu contingente.
• Esquecer as chegadas tardias: os participantes que chegam depois da meia-noite devem ter o seu quarto garantido (garantia por cartão de crédito ou número de processo grupo). Comunique uma lista das chegadas tardias à receção.
• Negligenciar os early check-out: participantes que partem cedo na manhã do último dia podem desencadear taxas de late check-out. Mencione explicitamente os horários de partida no contrato hoteleiro.

FAQ — Contingentes aéreos e rooming lists

Quando transmitir a rooming list definitiva ao hotel?

72 horas antes do evento é o padrão do mercado. Certos hotéis exigem uma versão final 7 dias antes para os grandes eventos. Verifique este prazo no contrato e antecipe.

É preciso uma TMC para gerir as viagens de um evento de 300 participantes?

A partir de 100 participantes que viajam de avião ou comboio, uma TMC traz um valor real em termos de gestão das modificações, de negociação tarifária e de centralização dos dados. Abaixo disso, uma ferramenta de reserva online (Trainline, Amadeus corporate) pode ser suficiente.

Como gerir as desistências tardias nos contingentes aéreos?

Negoceie aquando da assinatura dos contratos uma janela de restituição gratuita (geralmente 21 a 30 dias antes do voo para os blocos lugares). Tenha sempre uma lista de espera de participantes suscetíveis de substituir as desistências, nomeadamente para os voos desde cidades com forte densidade de colaboradores.