Organizar um evento-corporativo de sucesso exige planeamento rigoroso. Da escolha do local à gestão de fornecedores, logística dos participantes e programação de atividades, são muitos os detalhes — e esquecimentos podem sair caro. Este checklist completo guia-o passo a passo, desde seis meses antes do evento até ao debriefing final.
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6 meses antes: definir as bases
- Definir os objetivos do evento-corporativo: team building, estratégia, formação ou incentivo?
- Estabelecer o orçamento indicativo por pessoa (tudo incluído) e obter validação da direção.
- Definir as datas: verificar calendário interno, feriados e pontes.
- Estimar o número de participantes e eventuais restrições (mobilidade, dietas especiais).
- Escolher o tipo de evento-corporativo: residencial, dia de estudo ou viagem de incentivo de vários dias.
- Iniciar a pesquisa de local através da Seminaire.com — quanto mais cedo começar, maior a variedade de opções.
3 meses antes: selecionar o local e fornecedores
- Visitar os 2-3 locais finalistas: capacidade, equipamentos AV, restauração, alojamento.
- Assinar o contrato com o local escolhido e verificar cláusulas de cancelamento e redução.
- Reservar fornecedores de atividades: team building, jantar de gala, animações.
- Garantir os bilhetes de transporte se necessário deslocamento.
- Abrir inscrições e comunicar as datas aos participantes.
1 mês antes: finalizar a logística
- Confirmar a lista final de participantes com restrições alimentares e necessidades especiais.
- Enviar o programa detalhado a todos os participantes (horários, dress code, informações práticas).
- Validar o menu com o catering ou restaurante do local.
- Preparar materiais do evento-corporativo: apresentações, kits de participante, sinalética.
- Verificar equipamento AV: projetor, microfone, ligação à internet.
1 semana antes: últimos preparativos
- Reconfirmar todos os fornecedores por telefone: local, catering, animadores, transportes.
- Preparar uma lista de emergência com contactos diretos de cada responsável-chave.
- Enviar lembrete aos participantes com o programa final e informações práticas.
- Preparar crachás e kits de participante.
- Verificar a meteorologia se houver atividades ao ar livre e preparar um plano B.
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No dia: execução e coordenação
- Chegar pelo menos 90 minutos antes dos participantes para verificar a montagem.
- Testar todo o equipamento AV e ligação à internet.
- Receber os participantes e distribuir crachás e kits.
- Designar um coordenador dedicado para pedidos ao longo do dia.
- Tirar fotografias para comunicação interna e relatório.
Após o evento-corporativo: debriefing e ROI
- Enviar questionário de satisfação rapidamente (em 48h).
- Recolher faturas e reconciliar despesas com o orçamento inicial.
- Redigir relatório das decisões tomadas e ações a implementar.
- Partilhar fotografias e momentos-chave nos canais internos.
- Avaliar o ROI: coesão reforçada, objetivos atingidos, satisfação geral.
Checklist resumida
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