O que realmente acontece nos bastidores de um evento-corporativo realizado num hotel cinco estrelas? Acompanhámos durante dois dias a equipa logística e culinária de um grande hotel parisiense na preparação de um evento-corporativo para 120 participantes. Depoimentos, números e segredos de bastidores.
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A logística invisível: 3 meses de preparação para 2 dias
O que os participantes veem (2 dias de evento-corporativo perfeito) é apenas a ponta do iceberg de um trabalho que começa 3 meses antes. Do lado logístico: 47 fornecedores diferentes coordenados (AV, catering, florista, decorador, fotógrafo, animadores, técnicos de som e luz, motoristas, segurança), 3 reuniões de coordenação no local e um guião de produção com 42 páginas. Na cozinha: o chef e a sua equipa de 12 cozinheiros preparam os menus 6 semanas antes e testam cada receita num jantar de pré-produção.
Os segredos de um banquete sem falhas
«A regra de ouro é a preparação», explica o chef executivo do hotel. «Tudo o que pode ser feito antecipadamente, é feito. No dia do evento, a equipa só faz os acabamentos e montagem.» Para servir 120 pessoas em 45 minutos, as equipas trabalham com precisão militar: cada prato tem 90 segundos para empratar, cada empregado serve exatamente 12 mesas e a coordenação entre cozinha e sala é feita por rádio, com um chefe de sala dedicado à sincronização.
O que os melhores eventos-corporativos têm em comum
Após entrevistar 15 responsáveis de eventos de hotéis cinco estrelas, três pontos são recorrentes. Primeiro: eventos-corporativos bem-sucedidos têm um único interlocutor disponível (não um comité de 10 pessoas com decisões contraditórias). Segundo: o briefing é entregue pelo menos 4 semanas antes, com todas as informações essenciais (número confirmado, restrições alimentares, programa final). Terceiro: o organizador está presente no local no dia do evento, não em teletrabalho. A Seminaire.com apoia-o na preparação de um briefing completo e na relação com as equipas hoteleiras.
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