Organizzare un evento corporate senza cronoprogramma significa correre sempre dietro al tempo. Ecco la guida completa, da 12 mesi all’ultima settimana.
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L'organizzazione di un evento corporate è prima di tutto una questione di sequenziamento. Le attività si susseguono in un ordine logico: alcune condizionano le altre, alcune richiedono tempi incomprimibili. Un cronoprogramma preciso è il primo strumento del project manager eventi. Ecco la guida completa, da 12 mesi prima dell'evento fino all'ultima settimana.
12 mesi prima: la fase strategica
A questo stadio, l'evento è un'intenzione, non ancora un progetto. Le decisioni prese qui condizioneranno tutto il resto.
- Definire gli obiettivi dell'evento (comunicazione, coesione, formazione, celebrazione?)
- Delineare il formato: durata, residenziale o no, formato programma (giornata, 2 giorni, multi-location…)
- Validare il budget globale con la direzione
- Scegliere il periodo desiderato e le date potenziali
- Avviare le prime ricerche di location (richieste di preventivo, visite)
- Decidere se rivolgersi a un'agenzia eventi e lanciare la gara d'appalto
9 mesi prima: la fase di fondazione
A 9 mesi, le grandi decisioni strutturali devono essere prese. Le migliori location si prenotano con 9-12 mesi di anticipo per i periodi di alta stagione.
- Visitare le location preselezionate (minimo 2-4 siti)
- Selezionare e firmare la location (contratto, acconto, condizioni di recesso)
- Selezionare l'agenzia eventi se esternalizzato
- Costituire il team di progetto interno (project manager + contributori per workstream)
- Creare gli strumenti di gestione progetto (planning, budget, tableau di monitoraggio)
- Iniziare il brief di comunicazione e identità visiva
6 mesi prima: la fase di strutturazione
A 6 mesi, lo scheletro dell'evento deve essere in atto. È la fase delle decisioni di programma e fornitori.
- Finalizzare il programma globale (temi, sequenze, relatori)
- Lanciare gli inviti e aprire le iscrizioni (6 mesi per un evento residenziale, 3 mesi per una giornata)
- Selezionare i fornitori principali: catering, tecnica, trasporti
- Firmare i contratti dei relatori esterni e keynote speaker
- Aprire la piattaforma di registrazione (sito o modulo dedicato)
- Lanciare la comunicazione interna (save the date)
- Iniziare la ricerca di attività team building e animazione serale
3 mesi prima: la fase di esecuzione
A 3 mesi, le grandi decisioni sono prese. Si entra nella fase operativa.
- Chiudere le iscrizioni (o fissare una scadenza definitiva)
- Trasmettere una prima rooming list all'hotel
- Finalizzare il programma ora per ora
- Ordinare badge, materiali stampati e gadget partecipanti
- Confermare i fornitori trasporti (piano navette definitivo)
- Brief tecnico completo con i fornitori audio-video-luci
- Contattare i relatori per le prove e le esigenze tecniche
- Prenotare fotografi e videomaker
- Diffondere la comunicazione di programma dettagliato ai partecipanti
1 mese prima: la fase di finalizzazione
- Confermare i numeri definitivi (partecipanti confermati, camere, pasti)
- Trasmettere la rooming list aggiornata all'hotel
- Stampare e preparare i badge
- Brief finale con tutti i fornitori (riunione di coordinamento)
- Comunicare il programma definitivo e le informazioni pratiche ai partecipanti (trasporti, hotel, dress code, mappa location)
- Preparare i discorsi con la direzione (lettura, timing)
- Finalizzare il piano tavoli per il gala (se applicabile)
1 settimana prima: la fase finale
- Riunione di brief generale con tutti i team in loco
- Prove con i relatori principali
- Test tecnici completi (audio, video, connessione internet, sistema di voto)
- Installazione della scenografia e degli allestimenti
- Verifica delle prenotazioni alberghiere (ultime modifiche)
- Briefing delle hostess di accoglienza
- Numeri di emergenza distribuiti a tutto il team progetto
Il giorno dell'evento: gli imprescindibili
- Arrivare 2-3 ore prima dei primi partecipanti
- Check finale di ogni spazio (sala, ristorazione, accoglienza)
- Punto team a -1h con tutti i responsabili postazione
- Presenza costante di un referente tecnico
- Gestione degli imprevisti in tempo reale con una lista contatti fornitori a portata di mano
FAQ — Cronoprogramma evento
È possibile organizzare un evento da 500 persone in 3 mesi?
È possibile ma rischioso. Le migliori location saranno indisponibili. I tempi di negoziazione con i fornitori saranno compressi. E la qualità della comunicazione verso i partecipanti sarà limitata. Tre mesi è realistico solo se una location è già identificata e disponibile, e se il team progetto è interamente dedicato.
Quando inviare gli inviti per un evento residenziale?
Il save the date: 4-6 mesi prima. L'invito formale con programma: 2-3 mesi prima. Il promemoria e le informazioni pratiche: 3-4 settimane prima. La conferma finale con programma minuto per minuto: 1 settimana prima.
Quanti punti di controllo con i fornitori prevedere prima dell'evento?
Minimo 3 punti formali: a 3 mesi (brief generale), a 1 mese (validazione piani e contenuti) e a 1 settimana (brief finale e test). Scambi informali più frequenti sono normali e auspicabili.
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