Alloggio, ristorazione, tecnica, branding, trasferimenti… Ogni voce di un budget eventi segue la propria logica specifica. Ecco l’analisi completa.
Pronto a Creare Esperienze di Team Indimenticabili?
Scopri come possiamo aiutarti a pianificare retreat che i tuoi team ricorderanno davvero.
Comprendere la struttura di un budget eventi significa capire dove va realmente il denaro, quali voci sono negoziabili, quali sono le insidie e dove si nascondono i superamenti imprevisti. Questa analisi voce per voce si applica agli eventi corporate da 100 a 2.000 persone.
Voce 1 — Alloggio e noleggio spazi
Cosa include: pernottamenti dei partecipanti, noleggio sale riunioni e plenarie, noleggio spazi comuni (foyer, spazi espositivi), spese di soggiorno (Wi-Fi, messa a disposizione). Nei grandi hotel e palazzi dei congressi, questi elementi possono essere inclusi in un prezzo giornata di studio (PGS), che comprende sala + pause + pranzo.
Benchmark: pernottamento hotel 3* provincia: 100–140 €, 4* provincia: 140–200 €, 4-5* Parigi: 220–400 €. Noleggio sala plenaria indipendente: 2.000–15.000 € / giorno secondo capacità e fornitore. PGS medio in hotel 4* provincia: 65–95 € per persona al giorno (escluso pernottamento).
Leve di negoziazione: volume pernottamenti (base della negoziazione principale), flessibilità sulle date (periodi morti = -15 al 25%), impegno fermo sul numero partecipanti, contratto pluriennale.
Voce 2 — Ristorazione (Food & Beverage)
Cosa include: pause caffè, pranzi, cene, colazioni, cocktail, bevande durante tutto l'evento. Spesso fatturata separatamente dal PGS per le prestazioni serali.
Benchmark: pausa caffè semplice: 8–15 € / pers. Pranzo buffet: 35–60 € / pers. Pranzo seduto 3 portate: 55–90 € / pers. Cocktail dînatoire: 55–90 € / pers. Cena gala con vini: 90–200 € / pers secondo il livello.
Punti di attenzione: le maggiorazioni di servizio (15 al 20%), i diritti di tappo se Lei porta i propri alcolici, e i supplementi per regimi speciali (vegetariano, halal, kosher) in alcuni stabilimenti. Verifichi se le bevande sono incluse o fatturate a consumo.
Voce 3 — Tecnica scenica e audiovisiva
Cosa include: sonorizzazione (microfoni, sistema di diffusione, tecnico del suono), video (proiettori, schermi, LED wall, regia video), illuminazione (teste mobili, led, luci di scena), strutture e podium, schermi di ritorno, sistema di voto elettronico, streaming live.
Benchmark per formato:
- Dispositivo base (sala 50–100 pers): 2.000–6.000 €
- Dispositivo standard (sala 150–300 pers): 8.000–20.000 €
- Dispositivo elaborato (300–600 pers, schermi LED): 20.000–55.000 €
- Produzione show (600–1.500 pers): 60.000–200.000 €
Voce 4 — Scenografia e branding
Cosa include: decorazione della sala e degli spazi (kakemono, backdrop di scena, fiori, mobilio eventi), segnaletica direzionale, allestimento tavoli, elementi di branding e identità visiva distribuiti in tutti gli spazi. La scenografia crea l'atmosfera e inscrive l'evento in un'identità coerente.
Benchmark: segnaletica base + backdrop: 3.000–8.000 €. Scenografia completa con decorazione e mobilio personalizzato: 15.000–60.000 €. Decorazioni floreali premium per gala: 5.000–30.000 €.
Voce 5 — Trasferimenti e trasporti
Cosa include: navette da stazioni e aeroporti, trasferimenti inter-hotel, bus di gruppo per spostamenti in loco, veicoli direzione, taxi o NCC su richiesta.
Benchmark: bus 50 posti per andata-ritorno stazione: 250–500 €. Flotta di 5 bus per 300 persone per una giornata: 3.000–7.000 €. Trasferimenti aeroporto internazionali (voli charter): preventivo specifico.
Voce 6 — Animazione e programma
Cosa include: relatori e keynote speaker, animatori convention, artisti (gruppi musicali, DJ, spettacoli), attività team building, facilitatori workshop.
Benchmark: animatore professionale (giornata): 2.500–8.000 €. Keynote speaker notorietà nazionale: 5.000–20.000 €. Attività team building (100 pers): 3.000–15.000 €. DJ set 3h: 1.500–8.000 €. Gruppo musicale cover (3h): 4.000–15.000 €.
Voce 7 — Comunicazione eventi
Cosa include: ideazione e stampa supporti (inviti, programmi, badge), sito o pagina registrazione dedicata, applicazione mobile eventi, regali e gadget partecipanti, fotografia e videografia.
Benchmark: applicazione mobile eventi (soluzione SaaS): 1.500–8.000 €. Badge + laccetti (500 pers): 500–2.000 €. Fotografo professionale (giornata): 1.200–3.500 €. Videomaker con montaggio: 3.000–12.000 €.
FAQ — Voci budgetarie eventi
Qual è la voce budgetaria più importante in un evento corporate?
L'alloggio rappresenta generalmente dal 35 al 42% del budget totale per un evento residenziale. È anche la voce più negoziabile grazie agli sconti di gruppo.
Si possono portare i propri alcolici a un evento in hotel?
Generalmente no senza accordo preventivo. La maggior parte degli hotel pratica diritti di tappo (15-30 € per bottiglia) se desidera portare vini o liquori. Negozi questo punto alla firma del contratto.
Cosa comprende esattamente un PGS (prezzo giornata di studio)?
Il PGS standard include noleggio sala, 2 pause caffè e il pranzo, ma le formulazioni variano secondo gli stabilimenti. Chieda sempre il dettaglio preciso di cosa è incluso ed escluso — le cene, colazioni e attrezzature tecniche sono generalmente escluse dal PGS.
Pronto a organizzare il tuo prossimo retreat?
Scopri come possiamo aiutarti a creare esperienze memorabili per i tuoi team.
Crea ricordi duraturi con il tuo team in location ispiratrici
