Seminaire.com propone desde hace más de 10 años una oferta única de experiencias y conocimientos que no se encuentran en otro lugar. Ubicados en París, podemos contar con varias representaciones y una importante red de profesionales cualificados en todo el mundo. Cada año, muchos clientes confían en nosotros para organizar sus eventos. Gracias a nuestra experiencia, les ofrecemos actividades de team-building que reúnen a sus colaboradores dejándoles el recuerdo de un evento empresarial apasionante e inolvidable.

¿Cómo se desarrolla un viaje de empresa con Seminaire.com?

Al recurrir a Seminaire.com, un interlocutor único estará disponible para poder dirigir su viaje de empresa de principio a fin. También ofrecemos herramientas de colaboración únicas para facilitar la preparación de su evento. Durante su viaje de motivación, tendrá acceso a una aplicación que le permitirá obtener información práctica sobre su viaje de incentivo y mantenerse conectado durante toda su estancia. Al final de su evento, usted y sus colaboradores conservarán un recuerdo memorable de este evento, y además pondremos a su disposición una película que reconstruya su viaje de empresa para promover su cultura empresarial.

¿Cuánto cuesta un viaje de empresa?

Con Seminaire.com, su viaje de empresa se realiza según sus deseos y necesidades. Así, el precio de su viaje de empresa varía según el país elegido, la época, el tiempo que permanezca en el lugar y las actividades de team-building previstas, etc. Para tener una visión precisa del costo total de su viaje de empresa, no dude en solicitar un presupuesto gratuito directamente desde nuestro sitio web. Así podremos enviarle rápidamente una propuesta en unos días para ayudarle a definir su presupuesto con precisión.

¿Cómo organizar un viaje de empresa?

Entender el objetivo de su viaje de motivación

Una vez que ha decidido organizar un evento, su primer paso es definir lo que espera lograr. “Es importante conocer las metas y los objetivos del evento que intenta producir antes de hacer cualquier otra cosa”, dijo Brian Worley, director creativo y propietario de B. Worley Productions. Comience preguntándose por qué organiza el evento y qué espera obtener de él. Una vez que haya identificado sus objetivos y expectativas, puede determinar el tipo de evento que resonará con su público objetivo, sus colaboradores. En lugar de considerarlo como un simple viaje de empresa, piénselo como si ofreciera una experiencia interactiva de la marca.

Establecer un presupuesto realista

Debe saber con cuánto dinero cuenta para determinar el tipo de evento que puede producir. Decida muy pronto la cantidad que quiere gastar, luego planifique gastar al menos un 10% más. Las cosas cambian constantemente y debería prever gastos adicionales e inesperados. Una vez que tenga un presupuesto, es esencial saber dónde asignar la mayor parte de sus recursos. Por ejemplo, si gasta más en decoraciones ostentosas que en un equipo técnico competente o actividades cohesivas simpáticas, su viaje de empresa podría carecer de sustancia. No escatime en comida o bebidas, y tenga en cuenta a los participantes con restricciones alimenticias. Aunque esto no parezca tan importante como otros aspectos de la planificación de su viaje de empresa, el público perdona más fácilmente los errores cuando no tiene hambre o sed.

Elegir un tema y un formato para su viaje de empresa

Una vez que haya establecido sus objetivos y definido el presupuesto, es momento de elegir un tema para su viaje de incentivo y determinar el mejor formato para presentarlo a sus invitados. Por ejemplo, siempre ofrezca a los participantes la oportunidad de hacer algo divertido, memorable y entretenido que no harían habitualmente en cualquier otro lugar o momento. Puede tratarse del destino del viaje de empresa en sí, o de una actividad innovadora, o simplemente de un hotel peculiar en una reserva natural. Siempre trate de ofrecer algo nuevo, emocionante o exclusivo. ¡Un evento empresarial exitoso es a la vez inmersivo y educativo!

Establecer un cronograma de proyecto

El diseño del evento le obliga a dar seguimiento a una amplia variedad de tareas. Esto puede facilitarse mediante la creación de una lista de verificación principal detallada. Un software de gestión de proyectos en línea puede agilizar todos los pequeños detalles y ayudarle a mantenerse organizado. Incluso sin software dedicado, puede seguir su lista de verificación creando una hoja de cálculo y usando pestañas individuales para cada categoría de su viaje de empresa, como el lugar, los participantes, el calendario, la agenda y el viaje. Así puede enumerar cada actividad o tarea, las personas responsables de cada parte del proceso y todas las fechas límite pertinentes.

Seleccionar los lugares apropiados

Una vez que haya determinado los factores anteriores, es hora de encontrar lugares que le permitan dar vida a su visión. A veces es tentador apresurarse y reservar un hotel o una actividad de la cual ha oído hablar bien. Pero sepa que siempre es difícil encajar un clavo redondo en un agujero cuadrado, y lo mismo ocurre con un viaje de empresa. Primero construya la arquitectura del evento, luego encuentre el lugar que cumpla con todas las especificaciones que debe tener para tener éxito. Si tiene un presupuesto ajustado, Jost sugiere reducir sus costos organizando el evento en un momento menos popular cuando el lugar sea más probable que esté disponible, por ejemplo, organizando un desayuno para los medios un lunes por la mañana.

Planificar la logística del viaje de empresa

Para que el evento sea exitoso, debe identificar, revisar y contratar a todos los especialistas en viajes de motivación necesarios. Para asegurarse de que todo salga de acuerdo con lo planeado, establezca un programa para su viaje de empresa y asegúrese de que cada miembro de su equipo sepa qué aspectos del seminario debe gestionar. Debe trabajar intencionadamente para crear un equilibrio entre mantener a los participantes involucrados y darles cierta libertad en su agenda. Por supuesto, si no hay suficiente variedad para mantener su interés, habrá gastado mucho dinero en un evento superfluo. Sin embargo, el programa no debe estar demasiado cargado. Debe haber margen de maniobra en el itinerario para enfrentar imprevistos que puedan surgir. Además, sus participantes necesitan tiempo para ellos mismos para asimilar lo que aprenden, recargarse y conectar con los otros participantes. Cuando decida cómo concluir su viaje de empresa, evite los regalos promocionales típicos con el logo de la empresa y piense en regalos que tengan un gran impacto con una pequeña huella.

Hacer uso de la tecnología

La época de las largas listas engorrosas para rastrear todas las partes móviles de un viaje de empresa ha quedado atrás. Hoy en día, existen toneladas de plataformas de software y aplicaciones de gestión de eventos que lo hacen todo. El uso de aplicaciones para eventos puede ayudarle a agilizar considerablemente la planificación y aumentar la participación de los asistentes. Los detalles del viaje de empresa pueden ser ingresados rápidamente a través de plantillas de hojas de cálculo y publicarse instantáneamente en una aplicación de eventos existente, o los equipos de eventos pueden crear su propia aplicación de marca personalizada para usarla en varios eventos y conferencias durante todo el año. La mayoría de las aplicaciones de eventos tienen características que mantienen a los participantes al tanto de toda la información que necesitan antes y durante el evento, y les permiten proporcionar comentarios a los organizadores.

Celebrar y evaluar el éxito de su planificación

Si su evento se llevó a cabo sin contratiempos, ¡felicitaciones! Pero aún no ha terminado. Ahora es el momento de ajustar los detalles finales, como enviar los pagos finales a los proveedores, reconciliar sus finanzas y realizar un análisis posterior al evento con su equipo. Más importante aún, debe recopilar los comentarios de los invitados. Si utilizó una aplicación de planificación de eventos con una opción de retroalimentación, puede usarla para hacer preguntas a los participantes. Esta información le ayudará a determinar si el evento ha alcanzado sus objetivos iniciales y qué impacto ha tenido. Luego puede compartir esta información con todas las partes interesadas involucradas para planificar el seguimiento adecuado. Las lecciones que usted extraiga le ayudarán a afinar su planificación para el próximo viaje de empresa.