Organizar un viaje de incentivo empresarial exitoso requiere planificación. Desde la elección del lugar hasta la gestión de proveedores, la logística de los participantes y el programa de actividades, hay muchas variables y posibles olvidos costosos. Esta checklist completa le guía paso a paso desde seis meses antes del evento hasta el debriefing posterior.
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6 meses antes: establecer las bases
- Definir los objetivos del viaje de incentivo: team building, estrategia, formación o motivación.
- Fijar el presupuesto indicativo por persona (todo incluido) y obtener la validación de la dirección.
- Establecer las fechas: revisar el calendario interno, vacaciones y festivos.
- Estimar el número de participantes y posibles restricciones (movilidad, dietas especiales).
- Elegir el tipo de viaje de incentivo: residencial, jornada de trabajo o viaje de incentivo de varios días.
- Iniciar la búsqueda de lugar a través de Seminaire.com — cuanto antes comience, mayor será la oferta disponible.
3 meses antes: seleccionar el lugar y los proveedores
- Visitar los 2-3 lugares finalistas: capacidad, equipos AV, restauración, alojamiento.
- Firmar el contrato con el lugar elegido y revisar las cláusulas de cancelación y penalización.
- Reservar los proveedores de actividades: team building, gala, animaciones.
- Bloquear los billetes de transporte si es necesario desplazamiento.
- Abrir las inscripciones y comunicar las fechas a los participantes.
1 mes antes: ultimar la logística
- Confirmar la lista definitiva de participantes con dietas y necesidades especiales.
- Enviar el programa detallado a todos los participantes (horarios, código de vestimenta, información práctica).
- Validar el menú con el catering o restaurante del lugar.
- Preparar los materiales del viaje de incentivo: presentaciones, kits de participantes, señalización.
- Verificar el equipo AV: proyector, micrófono, conexión a internet.
1 semana antes: últimos preparativos
- Reconfirmar todos los proveedores por teléfono: lugar, catering, animadores, transportistas.
- Preparar una lista de emergencia con los números directos de cada contacto clave.
- Enviar un recordatorio a los participantes con el programa final e información práctica.
- Preparar las acreditaciones y kits de participantes.
- Consultar la previsión meteorológica si hay actividades al aire libre y prever un plan B.
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El día D: desarrollo y coordinación
- Llegar al menos 90 minutos antes que los participantes para comprobar la preparación.
- Probar todo el equipo AV y la conexión a internet.
- Recibir a los participantes y entregar acreditaciones y kits.
- Designar un coordinador dedicado para las solicitudes durante la jornada.
- Tomar fotografías para la comunicación interna y el informe.
Después del viaje de incentivo: debriefing y ROI
- Enviar un cuestionario de satisfacción en caliente (dentro de las 48h).
- Reunir las facturas y reconciliar los gastos con el presupuesto inicial.
- Redactar un informe de las decisiones tomadas y acciones a seguir.
- Compartir fotos y momentos clave en los canales de comunicación internos.
- Evaluar el ROI: cohesión reforzada, objetivos alcanzados, satisfacción general.
La checklist de un vistazo
¿Quiere delegar parte o toda la organización en expertos? Seminaire.com se encarga de todo el proceso — desde la selección del lugar hasta la coordinación el día D — para que usted pueda centrarse en su equipo y no en la logística. Envíe su briefing en esta página y nuestro equipo le responderá en menos de 24 horas.
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