Ein Corporate Event ohne Rückwärts-Zeitplan zu organisieren bedeutet, der Zeit hinterherzulaufen. Hier ist der komplette Leitfaden von 12 Monaten bis zur letzten Woche.
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Die Organisation eines Corporate Events ist vor allem eine Frage der richtigen Abfolge. Die Aufgaben folgen einer logischen Reihenfolge: manche bedingen andere, manche erfordern unumgängliche Vorlaufzeiten. Ein präziser Rückwärts-Zeitplan ist das wichtigste Werkzeug des Event-Projektleiters. Hier ist der komplette Leitfaden von 12 Monaten vor dem Event bis zur letzten Woche.
12 Monate vorher: die strategische Phase
Zu diesem Zeitpunkt ist das Event eine Absicht, noch kein Projekt. Die hier getroffenen Entscheidungen bestimmen alles Weitere.
- Ziele des Events definieren (Kommunikation, Zusammenhalt, Schulung, Feier?)
- Format festlegen: Dauer, mehrtägig oder nicht, Programmformat (Tagesveranstaltung, 2 Tage, mehrere Standorte...)
- Gesamtbudget mit der Geschäftsführung validieren
- Gewünschten Zeitraum und potentielle Termine wählen
- Erste Location-Recherchen starten (Ausschreibungen, Besichtigungen)
- Entscheiden, ob eine Eventagentur beauftragt wird und Agentur-Ausschreibung starten
9 Monate vorher: die Grundlagenphase
9 Monate vorher müssen die großen strukturellen Entscheidungen getroffen werden. Die besten Locations werden 9 bis 12 Monate im Voraus für Hauptsaisonzeiten reserviert.
- Vorausgewählte Locations besichtigen (mindestens 2 bis 4 Standorte)
- Location auswählen und unter Vertrag nehmen (Vertrag, Anzahlung, Stornobedingungen)
- Eventagentur auswählen, falls extern vergeben
- Internes Projektteam zusammenstellen (Projektleiter + Mitwirkende nach Arbeitsbereichen)
- Projektmanagement-Tools erstellen (Zeitplan, Budget, Verfolgungstabelle)
- Kommunikations- und Corporate Design-Briefing beginnen
6 Monate vorher: die Strukturierungsphase
6 Monate vorher muss das Grundgerüst des Events stehen. Dies ist die Phase der Programm- und Dienstleister-Entscheidungen.
- Gesamtprogramm finalisieren (Themen, Sequenzen, Referenten)
- Einladungen versenden und Anmeldungen öffnen (6 Monate für mehrtägige Events, 3 Monate für Tagesveranstaltungen)
- Hauptdienstleister auswählen: Catering, Technik, Transport
- Verträge mit externen Referenten und Keynote Speakers unterzeichnen
- Anmeldeplattform öffnen (Website oder spezielle Formulare)
- Interne Kommunikation starten (Save the Date)
- Suche nach Teambuilding-Aktivitäten und Abendprogramm beginnen
3 Monate vorher: die Umsetzungsphase
3 Monate vorher sind die großen Entscheidungen getroffen. Man tritt in die operative Phase ein.
- Anmeldungen schließen (oder definitiven Anmeldeschluss festlegen)
- Erste Zimmeraufteilung an das Hotel übermitteln
- Stundenweises Programm finalisieren
- Badges, Drucksachen und Teilnehmergeschenke bestellen
- Transport-Dienstleister bestätigen (definitiver Shuttle-Plan)
- Komplettes technisches Briefing mit Audio-Video-Licht-Dienstleistern
- Referenten für Proben und technische Anforderungen kontaktieren
- Fotografen und Videografen buchen
- Detaillierte Programmkommunikation an Teilnehmer versenden
1 Monat vorher: die Finalisierungsphase
- Endgültige Zahlen festlegen (bestätigte Teilnehmer, Zimmer, Mahlzeiten)
- Aktualisierte Zimmeraufteilung an das Hotel übermitteln
- Badges drucken und vorbereiten
- Finales Briefing mit allen Dienstleistern (Koordinationsbesprechung)
- Endgültiges Programm und praktische Informationen an Teilnehmer kommunizieren (Transport, Hotel, Dresscode, Lageplan)
- Reden mit der Geschäftsführung vorbereiten (Durchlesen, Timing)
- Tischplan für Gala finalisieren (falls zutreffend)
1 Woche vorher: die finale Phase
- Allgemeines Briefing mit allen Teams vor Ort
- Proben mit den Hauptreferenten
- Komplette Technik-Tests (Audio, Video, Internet, Abstimmungssystem)
- Installation der Bühnentechnik und Dekoration
- Hotelreservierungen überprüfen (letzte Änderungen)
- Briefing der Empfangshostessen
- Notfallnummern an das gesamte Projektteam verteilen
Der große Tag: die Unverzichtbaren
- 2 bis 3 Stunden vor den ersten Teilnehmern ankommen
- Finaler Check jeden Bereichs (Saal, Verpflegung, Empfang)
- Teambesprechung 1 Stunde vorher mit allen Bereichsleitern
- Ständige Anwesenheit eines technischen Ansprechpartners
- Management unvorhergesehener Ereignisse in Echtzeit mit griffbereiter Dienstleister-Kontaktliste
FAQ — Rückwärts-Zeitplan Events
Kann man ein Event für 500 Personen in 3 Monaten organisieren?
Es ist möglich, aber riskant. Die besten Locations werden nicht verfügbar sein. Die Verhandlungszeiten mit Dienstleistern werden komprimiert. Und die Kommunikationsqualität gegenüber den Teilnehmern wird begrenzt sein. Drei Monate sind nur realistisch, wenn bereits eine Location identifiziert und verfügbar ist und das Projektteam vollständig dem Event gewidmet ist.
Wann soll man Einladungen für mehrtägige Events versenden?
Save the Date: 4 bis 6 Monate vorher. Formelle Einladung mit Programm: 2 bis 3 Monate vorher. Erinnerung und praktische Informationen: 3 bis 4 Wochen vorher. Finale Bestätigung mit minutengenauem Programm: 1 Woche vorher.
Wie viele Abstimmungstermine mit Dienstleistern vor dem Event einplanen?
Mindestens 3 formelle Termine: 3 Monate vorher (allgemeines Briefing), 1 Monat vorher (Validierung der Pläne und Inhalte) und 1 Woche vorher (finales Briefing und Tests). Häufigere informelle Abstimmungen sind normal und wünschenswert.
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