Unterkunft, Verpflegung, Technik, Branding, Transfers… Jeder Posten eines Event-Budgets folgt seiner eigenen Logik. Hier die vollständige Aufschlüsselung.
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Die Struktur eines Event-Budgets zu verstehen bedeutet zu verstehen, wohin das Geld tatsächlich fließt, welche Posten verhandelbar sind, wo die Fallstricke lauern und wo sich unvorhergesehene Überschreitungen verstecken. Diese Aufschlüsselung nach Posten gilt für Corporate Events von 100 bis 2.000 Personen.
Posten 1 — Unterkunft und Raummiete
Was enthalten ist: Übernachtungen der Teilnehmer, Miete der Tagungs- und Plenarsäle, Miete der Gemeinschaftsräume (Foyers, Ausstellungsflächen), Aufenthaltsgebühren (WLAN, Bereitstellung). In großen Hotels und Kongresszentren können diese Elemente in einem Tagungspauschale (TP) zusammengefasst werden, die Saal + Pausen + Mittagessen umfasst.
Benchmarks: Hotelübernachtung 3* Provinz: 100–140 €, 4* Provinz: 140–200 €, 4-5* Paris: 220–400 €. Miete eigenständiger Plenarsaal: 2.000–15.000 € / Tag je nach Kapazität und Anbieter. Durchschnittliche TP in 4* Hotel Provinz: 65–95 € pro Person und Tag (ohne Übernachtung).
Verhandlungshebel: Übernachtungsvolumen (Basis der Hauptverhandlung), Flexibilität bei Terminen (Nebenzeiten = -15 bis 25 %), verbindliche Zusage der Teilnehmerzahl, Mehrjahresvertrag.
Posten 2 — Verpflegung (Food & Beverage)
Was enthalten ist: Kaffeepausen, Mittagessen, Abendessen, Frühstück, Cocktails, Getränke während der gesamten Veranstaltung. Oft separat zur TP für Abendveranstaltungen abgerechnet.
Benchmarks: einfache Kaffeepause: 8–15 € / Pers. Mittagsbuffet: 35–60 € / Pers. 3-Gänge-Menü: 55–90 € / Pers. Steher-Cocktail: 55–90 € / Pers. Gala-Dinner mit Weinen: 90–200 € / Pers je nach Standard.
Aufmerksamkeitspunkte: Servicezuschläge (15 bis 20 %), Korkgeld wenn Sie eigene Spirituosen mitbringen, und Aufschläge für spezielle Diäten (vegetarisch, halal, koscher) in manchen Häusern. Prüfen Sie, ob Getränke enthalten oder nach Verbrauch abgerechnet werden.
Posten 3 — Bühnentechnik und Audiovisuelles
Was enthalten ist: Beschallung (Mikrofone, Wiedergabesystem, Toningenieur), Video (Projektoren, Bildschirme, LED-Wall, Videoregie), Beleuchtung (Scheinwerfer, LEDs, Bühnenbeleuchtung), Strukturen und Podien, Kontrollmonitore, elektronisches Abstimmungssystem, Live-Streaming.
Benchmarks nach Format:
- Basis-Setup (Saal 50–100 Pers): 2.000–6.000 €
- Standard-Setup (Saal 150–300 Pers): 8.000–20.000 €
- Elaboriertes Setup (300–600 Pers, LED-Bildschirme): 20.000–55.000 €
- Show-Produktion (600–1.500 Pers): 60.000–200.000 €
Posten 4 — Szenografie und Branding
Was enthalten ist: Dekoration der Säle und Räume (Rollups, Bühnenhintergrund, Blumen, Event-Mobiliar), Wegeleitsystem, Tischdekoration, Branding-Elemente und visuelle Identität in allen Bereichen. Die Szenografie schafft die Atmosphäre und verleiht der Veranstaltung eine kohärente Identität.
Benchmarks: Basis-Beschilderung + Backdrop: 3.000–8.000 €. Komplette Szenografie mit Dekoration und Custom-Mobiliar: 15.000–60.000 €. Premium-Blumendekoration für Gala: 5.000–30.000 €.
Posten 5 — Transfers und Transport
Was enthalten ist: Shuttles von Bahnhöfen und Flughäfen, Transfers zwischen Hotels, Gruppenbusse für Fahrten vor Ort, Geschäftsführungsfahrzeuge, Taxis oder Mietwagen auf Anfrage.
Benchmarks: 50-Plätze-Bus für Hin- und Rückfahrt Bahnhof: 250–500 €. Flotte von 5 Bussen für 300 Personen an einem Tag: 3.000–7.000 €. Internationale Flughafentransfers (Charterflüge): individuelles Angebot.
Posten 6 — Animation und Programm
Was enthalten ist: Referenten und Keynote Speaker, Convention-Moderatoren, Künstler (Musikgruppen, DJ, Shows), Teambuilding-Aktivitäten, Workshop-Moderatoren.
Benchmarks: Professioneller Moderator (Tag): 2.500–8.000 €. Keynote Speaker nationale Bekanntheit: 5.000–20.000 €. Teambuilding-Aktivität (100 Pers): 3.000–15.000 €. DJ-Set 3h: 1.500–8.000 €. Cover-Band (3h): 4.000–15.000 €.
Posten 7 — Event-Kommunikation
Was enthalten ist: Konzeption und Druck der Materialien (Einladungen, Programme, Badges), dedizierte Anmeldewebsite oder -seite, mobile Event-App, Teilnehmergeschenke und Giveaways, Fotografie und Videografie.
Benchmarks: mobile Event-App (SaaS-Lösung): 1.500–8.000 €. Badges + Bänder (500 Pers): 500–2.000 €. Professioneller Fotograf (Tag): 1.200–3.500 €. Videofilmer mit Schnitt: 3.000–12.000 €.
FAQ — Event-Budgetposten
Welcher Budgetposten ist der wichtigste bei einem Corporate Event?
Die Unterkunft macht in der Regel 35 bis 42 % des Gesamtbudgets bei einem mehrtägigen Event aus. Es ist auch der am besten verhandelbare Posten dank Gruppenrabatten.
Kann man eigene Spirituosen zu einem Hotel-Event mitbringen?
In der Regel nicht ohne vorherige Vereinbarung. Die meisten Hotels erheben Korkgeld (15 bis 30 € pro Flasche) wenn Sie Weine oder Spirituosen mitbringen möchten. Verhandeln Sie diesen Punkt bei Vertragsunterzeichnung.
Was umfasst genau eine TP (Tagungspauschale)?
Die Standard-TP umfasst Saalmiete, 2 Kaffeepausen und Mittagessen, aber die Formulierungen variieren je nach Haus. Fragen Sie immer nach der genauen Aufschlüsselung dessen, was enthalten und ausgeschlossen ist — Abendessen, Frühstück und technische Ausstattung sind meist nicht in der TP enthalten.
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